Risparmia tempo con la Creazione di cartelle progetto con Wfiles 
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| Autore: Filippo Miceli | Monday, 10 October 2011 alle 10:42

Ognuno di noi, nel proprio lavoro, cerca di automatizzare e ottimizzare i tempi per le operazioni che svolgiamo più di frequente. Un commerciale ad esempio conserverà più modelli di preventivi in modo da applicare piccole variazioni di volta in volta, e non perdere tempo a riscriverli da zero. Oltre alle nostre “tecniche” personalizzate, ci vengono in aiuto anche i software, che molte volte ci fanno risparmiare tempo nell’esecuzione delle nostre operazioni più comuni.

WFiles ha delle funzioni molto utili per chi ha bisogno, in un’organizzazione aziendale o per proprie esigenze personali, di condividere in maniera semplice e veloce i propri documenti, impostando i propri criteri di sicurezza per riservare i dati solo ad alcuni utenti o gruppi.

Una di queste funzioni è la creazione di ” cartelle progetto “. Con le cartelle progetto è possibile creare una struttura di cartelle ad albero predefinita. All’interno della cartella progetto saranno create delle cartelle “aree“, e in queste, a loro volta, delle sotto cartelle “attività“. Questa struttura ad albero è completamente flessibile e configurabile facilmente grazie alla gestione separata di cartelle aree e cartelle attività.

Vediamo di comprendere meglio la funzione attraverso un esempio. Supponiamo di creare una cartella progetto chiamata “ProgettoPippo2009“, con la seguente struttura:

struttura cartelle progetto

Prima di crearla dobbiamo definire la struttura, creare cioè le cartelle “aree” e le cartelle “attività“.
Dal pannello di amministrazione clicchiamo su Progetti dalla barra in alto, successivamente dal menu di sinistra clicchiamo su Gestione Aree, e poi su Nuova Area

creazione nuova area

inserire il nome della cartella area, un eventuale descrizione e se utilizzare un modello di autorizzazione o applicare le autorizzazioni di default. Cliccare su salva le impostazioni per confermare.

Nel nostro esempio, creiamo tre cartelle e le chiamiamo Ingegneri, Amministrazione e Dirigenti. Una volta create tutte e tre le cartelle avremo la seguente lista in Gestione Aree:

gestione aree senza permessi

clicchiamo su modifica in corrispondenza dell’area Amministrazione e aggiungiamo i permessi di lettura per il gruppo Amministratori e il permesso di controllo completo per l’utente Pippetto.Miceli ( membro del gruppo Amministratori ).

Per la cartella Dirigenti i permessi sono di lettura per il gruppo Dirigenti e controllo completo per l’utente Filippo.Miceli.

Infine, per la cartella Ingegneri i permessi sono di lettura per il gruppo Ingegneri e controllo completo per l’utente Pippo.Miceli. Dopo queste modifiche avremo la seguente configurazione:

gestione aree con permessi

Dopo aver configurato le cartelle aree, passiamo alla creazione delle cartelle attività. Sempre nella sezione Progetti del pannello di amministrazione, clicchiamo su Gestione Attività e poi su Nuova Attività

creazione nuova attività

rispetto alla creazione dell’area c’è un campo aggiuntivo, la selezione della cartella area.

Creiamo due cartelle attività per ogni area.
Nella cartella Ingegneri creare le seguenti cartelle attività:

• Documenti, con permessi di controllo completo per l’utente Pippo.Miceli e lettura, scrittura e modifica per il gruppo Ingegneri.
• Software, con permessi di controllo completo per l’utente Pippo.Miceli e lettura, scrittura e modifica per il gruppo Ingegneri.

Nella cartella Amministrazione creare le seguenti cartelle attività:

• Costi, con permessi di controllo completo per l’utente Pippetto.Miceli e lettura, scrittura e modifica per il gruppo Amministratori.
• Fatture, con permessi di controllo completo per l’utente Pippetto.Miceli e lettura, scrittura e modifica per il gruppo Amministratori.

Nella cartella Dirigenti creare le seguenti cartelle attività:

• Archivio, con permessi di controllo completo per l’utente Filippo.Miceli e lettura, scrittura e modifica per il gruppo Dirigenti.
• Email, con permessi di controllo completo per l’utente Filippo.Miceli e lettura, scrittura e modifica per il gruppo Dirigenti.

Dopo aver creato tutte le cartelle attività, in Gestione Attività avremo la seguente configurazione

gestione attività con permessi

A questo punto siamo pronti per creare la nostra cartella progetto.

Chi può creare una cartella progetto ?

Non tutti possono creare una cartella progetto, ma soltanto l’amministratore e l’utente PowerUser ( leggi l’articolo sulla gestione degli utenti ). Il PowerUser, però, non può creare la struttura delle cartelle aree e attività, che rimane un’esclusiva dell’amministratore.

Come crearla

Nel pannello di amministrazione, cliccare su Progetti nella barra in alto

creazione progetto

inserire il nome del progetto, nel nostro esempio ProgettoPippo2009, l’eventuale descrizione e se utilizzare le autorizzazioni di default o un modello di autorizzazione predefinito. Cliccare su Salva per confermare.

Per creare la cartella progetto nell’area utenti, cliccare sul pulsante , inserire il nome del progetto, l’eventuale descrizione e cliccare su Salva per confermare.

N.B. La cartella progetto può essere creata esclusivamente nella cartella root ( “/” ).

Considerazioni finali

Come potete immaginare, questa funzione è molto flessibile. Non abbiamo limiti nel numero di cartelle aree o attività che possiamo creare. Dopo la configurazione iniziale, che comporta un minimo di analisi su come organizzare il proprio lavoro, decidere come raggruppare gli utenti, assegnare permessi speciali ad alcuni utenti ( PowerUser ) ecc.., vedrete che sarà facilissimo gestire i vostri progetti con WFiles

Prova tu stesso !